Surat-menyurat tidak hanya identik dengan dunia perkantoran dan organisasi pemerintah saja. Administrasi ini juga menjadi bagian yang tak terpisahkan dari urusan bisnis.
Surat bisnis secara umum diartikan sebagai surat yang ditulis dalam bahasa resmi dan dipakai untuk korespondensi dan komunikasi antar organisasi bisnis, lembaga lain, maupun untuk personal tertentu, seperti para pelanggan, kepala daerah, dan sebagainya.
Biasanya penulisan dan pengiriman surat bisnis menggunakan bentuk formal sesuai dengan hubungan antar pihak-pihak terkait.
Dalam penulisan atau pengetikan surat bisnis, anda bisa memilih salah satu format, yakni blok penuh (full block), blok yang dimodifikasi (modified block), indented (semi blok), simplified (sederhana), dan format untuk surat yang lebih dari satu halaman.
Berikut disajikan contoh surat bisnis format full block yang sering dipakai dalam surat menyurat dunia bisnis.
UD. Prima Jaya Sentosa
Jln. Cempaka Barat No.123 Kelurahan DamaiSidoarjo – Jawa Timur
July 15, 2017
Mr. Edi Saniaji
PT. Berkah Makmur Abadi
Jln. Sudirman No. 234 Jakarta
Yth. Mr Saniaji
Kami merasa senang menerima informasi lebih lanjut mengenai tawaran kisaran harga yang lebih rendah dari produk busana berbahan sutera dan poliester, seperti yang dipamerkan pada stand anda di Pekan Raya Jakarta pada bulan Juni lalu.
Perwakilan Anda memberi kami beberapa harga indikatif, tapi kami merasa ini masih agak tinggi. Kami percaya bahwa kami bisa menempatkan pesanan rutin bulanan sekitar dua ratus item pakaian jika Anda menurunkan harga sebesar 10%. Kami berharap untuk segera menerima kabar baik dari Anda.
Hormat kami
Reza Farnham (Manager UD Prima Jaya Sentosa)
Dalam contoh surat bisnis yang diuraikan di atas, terdapat beberapa bagian penting yang wajib dicantumkan, antara lain:
Alamat Pengirim dan Kop Surat
Pada bagian paling atas diisi dengan kop surat dan alamat pengirim. Jika anda mengirim surat antar instansi (perusahaan atau lembaga), maka kop surat wajib dicantumkan.
Tanggal Surat
Setelah kop surat dan alamat pengirim, di bagian berikutnya adalah tanggal penulisan surat. Jika memakai kop surat, maka ketik pada 2-6 baris (jarak kosong dengan kop surat).
Alamat Penerima
Tulislah nama penerima secara lengkap, diikuti posisi jabatan, dan tempat perusahaan atau instansinya.
Salam
Pengucapan salam Yth Bapak atau Yth Ibu tergantung si penerima. Jika anda masih ragu, bisa memakai Sdr.
Isi Surat
Tulislah isi surat anda dengan singkat dan jelas. Agar isi surat anda baik dan benar, maka tuliskan topik utama secara terpisah. Dalam format surat bisnis model full block, penting rasanya untuk memberikan ruang spasi antar paragraf.
Kalimat Penutup
Salam dan kalimat penutup biasanya berisi harapan anda, dan diakhiri dengan “Hormat kami”, serta dibubuhi tanda tangan. Demikianlah sekilas gambaran tentang cara membuat surat untuk urusan bisnis. Semoga menambah wawasan anda. Salam kerja & usaha!!!